管理規(guī)范
會(huì)議管理規(guī)定
2021-01-15
為規(guī)范公司會(huì)議管理，提高會(huì)議效率，保證會(huì)議質(zhì)量，更好地提升公司經(jīng)營(yíng)管理水平，特制定本規(guī)定。
一、會(huì)議類型
1.項(xiàng)目部門周例會(huì)：由項(xiàng)目或部門負(fù)責(zé)人召開，每周一次。會(huì)議內(nèi)容：總結(jié)本周工作情況，布置下周工作計(jì)劃，討論項(xiàng)目或部門特殊事項(xiàng)。
2.公司月度工作會(huì)：由總經(jīng)理召開，每月一次。會(huì)議內(nèi)容：總結(jié)匯報(bào)本月工作情況及下月工作計(jì)劃，討論公司需要協(xié)調(diào)或解決的事項(xiàng)。
二、辦公室為公司會(huì)議的歸口管理部門，主要負(fù)責(zé)：
1.公司級(jí)會(huì)議的控制與服務(wù)。
2.公司會(huì)議通知、議題的擬定、會(huì)議資料的收集整理、做好會(huì)議記錄、制訂會(huì)議紀(jì)要等。
3.負(fù)責(zé)有關(guān)會(huì)議精神的宣傳與督辦。
三、會(huì)前準(zhǔn)備
1.會(huì)議具體時(shí)間、地點(diǎn)和參會(huì)人員確定后，根據(jù)會(huì)議類別提前1-2天傳達(dá)正式會(huì)議通知。將參會(huì)人員的應(yīng)會(huì)情況告知會(huì)議主持人。
2.為確保會(huì)議順利進(jìn)行，由辦公室負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)有關(guān)人員準(zhǔn)備好會(huì)場(chǎng)。
四、會(huì)間管理
1.會(huì)議紀(jì)律：參會(huì)人員因故不能按時(shí)參會(huì)應(yīng)提前向會(huì)議主持人請(qǐng)假說明情況，嚴(yán)禁無(wú)故曠會(huì)。在會(huì)議開始前，辦公室督促參會(huì)人員填寫簽到表，核對(duì)與會(huì)人員情況，簡(jiǎn)要告知會(huì)議主持人。會(huì)議期間，參會(huì)人員必須關(guān)閉通信工具。嚴(yán)禁開會(huì)期間接打電話，玩手機(jī)。
2.會(huì)議記錄：辦公室要安排專人做好會(huì)議記錄，對(duì)于重要會(huì)議應(yīng)做好詳細(xì)記錄，形成會(huì)議紀(jì)要；必要時(shí)可用錄音設(shè)備錄制會(huì)議召開過程及重要發(fā)言材料，并將錄音拷貝至電腦存檔。
五、會(huì)后管理
1.會(huì)議資料匯總與歸檔。會(huì)議結(jié)束后，辦公室要及時(shí)齊全地收集會(huì)議文件，并定期歸檔。歸檔文件包括會(huì)議議程、會(huì)議資料、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要等。
2.會(huì)議決議辦理、催辦。辦公室應(yīng)及時(shí)對(duì)會(huì)議決議進(jìn)行督辦、協(xié)調(diào)，落實(shí)會(huì)議決定。參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格按會(huì)議要求、時(shí)間進(jìn)度完成會(huì)議決議事項(xiàng)，因特殊原因不能按時(shí)完成的，應(yīng)提前向辦公室反饋。
3.每月例會(huì)。各部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)上次例會(huì)工作安排的落實(shí)情況。
六、會(huì)議的考核與獎(jiǎng)懲
1.因會(huì)議準(zhǔn)備不充分，影響會(huì)議效果，達(dá)不到會(huì)議目的的，辦公室負(fù)責(zé)人罰款50元/次。
2.參會(huì)人員因特殊原因不能參會(huì)時(shí)，應(yīng)向會(huì)議主持人及總經(jīng)理請(qǐng)假，無(wú)故遲到者罰款50元/次，曠會(huì)者罰款100元/次。
3.會(huì)議期間未關(guān)閉通信工具，擾亂會(huì)議秩序者罰款50元/次。
七、本規(guī)定由綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋與修訂。